En la mayoría de los proyectos de construcción, ingeniería o infraestructura existe una práctica muy común: antes de comprar o contratar algo, se deben tener al menos tres cotizaciones.
Esta regla aparece en manuales de compras, políticas empresariales y procedimientos administrativos. Sin embargo, pocas veces se explica de dónde viene esta práctica y qué objetivo realmente persigue. Más que una simple formalidad, solicitar varias cotizaciones busca mejorar la calidad de las decisiones de compra dentro de un proyecto.
Los objetivos de solicitar varias cotizaciones
Solicitar varias cotizaciones tiene varios objetivos importantes:
1. Comparar precios de mercado
Permite identificar cuál es el rango razonable de precios para un producto o servicio.
2. Generar competencia entre proveedores
Cuando varios proveedores participan, existe mayor presión para ofrecer mejores condiciones.
3. Evaluar más que solo el precio
Las ofertas también se comparan por:
- plazo de entrega
- condiciones de pago
- garantías
- calidad del producto o servicio
- experiencia del proveedor
4. Justificar la decisión
Cuando existen varias propuestas, la selección puede demostrarse de forma objetiva.
¿Por qué tres cotizaciones?
El número tres no es casual.
Con una sola oferta no existe comparación.
Con dos ofertas solo sabemos cuál es más barata.
Con al menos tres ofertas es posible identificar:
- el rango de mercado
- ofertas fuera de precio
- tendencias de costos
Estos datos permiten interpretar mejor el comportamiento del mercado.
Cómo se convirtió en estándar corporativo
Con el tiempo, esta práctica fue adoptada por:
- empresas privadas
- instituciones públicas
- auditorías internas
- departamentos de compras
Las razones fueron principalmente:
control interno
transparencia
estandarización de procesos
Por ello, hoy en día muchas organizaciones establecen como política que toda compra relevante debe tener al menos tres cotizaciones.
Conclusión
Las tres cotizaciones surgieron como una forma práctica de introducir competencia, transparencia y control en las decisiones de compra.
Sin embargo, entender su origen y propósito es fundamental para aplicarlas correctamente dentro de los proyectos.
En mis próximos artículos estaremos explorando un problema muy común en la práctica sobre la gestión de las adquisiciones.